PENGENALAN

           Setiausaha merupakan pembantu pentadbiran yang terlibat dalam pengurusan pejabat  sama ada dalam bidang perniagaan, atau dalam kerusi pemerintahan seperti Setiausaha Parlimen atau Setiausaha Negara. Setiausaha juga merupakan orang yang ditugaskan untuk menguruskan surat-menyurat seperti menyimpan rekod, membuat kerja-kerja perkeranian, dan sebagainya untuk orang perseorangan atau untuk sesebuah pertubuhan.

Dalam meniti arus kemodenan ini, kemahiran insaniah adalah antara elemen yang dikenalpasti amat kritikal dalam dunia pekerjaan yang bersifat global serta pesat seiring dengan perubahan teknologi. Menurut Mohd Salleh et.al (2010) di dalam penulisan (Sarimah, 2010)Terdapat tujuh elemen utama kemahiran insaniah, antaranya kemahiran berkomunikasi, pemikiran kritis dan kemahiran menyelesaikan masalah, kemahiran kerja berpasukan, pembelajaran berterusan dan pengurusan maklumat, kemahiran keusahawanan, etika dan moral profesional dan kemahiran kepimpinan. Bakal setiausaha bukan sahaja perlu mempunyai segulung ijazah, diploma mahupun sijil tetapi seorang setiausaha juga perlu menguasai elemen-elemen yang ada pada kemahiran insaniah untuk menjadi seorang setiausaha yang kompeten dan profesional.

Seperti yang diketahui, kebanyakan majikan masa kini memerlukan pekerja yang bukan sahaja memiliki kemahiran teknikal tetapi juga memiliki kemahiran generik agar mereka memiliki multiple skills dalam melakukan pelbagai tugasan yang diberi untuk meningkatkan produktiviti syarikat dan berdaya saing. Oleh yang demikian, wajarlah bagi seorang setiausaha untuk mempunyai elemen-elemen utama kemahiran insaniah.

 

 

ELEMEN-ELEMEN KEMAHIRAN INSANIAH KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21

KEMAHIRAN KOMUNIKASI

Antara elemen kemahiran insaniah yang diperlukan oleh setiausaha alaf 21 adalah kemahiran komunikasi. Kemahiran berkomunikasi adalah antara elemen utama yang dituntut dalam hampir kesemua jenis pekerjaan bagi mereka yang makan gaji mahupun bergelar bos perniagaan sendiri. Kemahiran itu cukup penting bagi setiausaha kerana untuk memastikan kelancaran urusan kerja, sama ada dalam komunikasi sesama rakan sekerja mahupun dengan pihak luar, lebih-lebih lagi untuk meraih kepercayaan, keyakinan dan sambutan pelanggan.

Menurut Zamri (2012), kemahiran berkomunikasi yang baik adalah asas dalam setiap perhubungan dan ia merupakan kunci kepada setiap kejayaan. Menurut Abdul Aziz (2000) di dalam penulisan Zamri (2012), 80% manusia gagal dalam kerjayanya disebabkan oleh satu faktor iaitu mereka gagal untuk berhubung dengan orang lain. Semua jenis kerjaya seperti penyelia, pengurus, jururawat, setiausaha, tukang masak, tukang kebun, peguam, doktor perubatan, kerani atau apa sahaja kerjaya yang diceburi memerlukan kemahiran berkomunikasi dengan baik.

Komunikasi juga merupakan aktiviti penting dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, pengurus-pengurus menggunakan 85-90% daripada masa kerja mereka melakukan kerja yang berkaitan dengan komunikasi seperti memberi arahan, berunding dengan pembekal dan sebagainya. Jadi, wajarlah bagi seorang setiausaha untuk menguasai kemahiran komunikasi ini. Tanpa kemahiran ini, perbincangan mengenai suatu perkara kerja akan sukar mencapai kesepakatan secara profesional dan harmoni, malah berisiko mencetuskan percanggahan pendapat yang serius sekali gus menjejaskan keberkesanan pelaksanaan. Lebih memburukkan keadaan, kelemahan dalam komunikasi juga boleh menimbulkan konflik sama ada secara terang-terangan mahupun terpendam sehingga membawa kepada pertelingkahan atau permusuhan yang pasti memberi kesan negatif terhadap organisasi.

KEMAHIRAN BERPIKIRAN KRITIS DAN MENYELESAIKAN MASALAH

Pemikiran  kritis  dan  kemahiran  menyelesaikan  masalah  merupakan  kemahiran  yang  melibatkan kebolehan berfikir secara kritis, kreatif, inovatif, analitis, serta kebolehan mengaplikasikan pemahaman dan pengetahuan kepada masalah baru dan berlainan.Dengan adanya kemahiran berfikir kritis, masyarakat dapat menyuarakan pandangan, pendapat dan kritikan untuk mempengaruhi proses membuat keputusan serta menyelesaikan masalah.

Menurut  Abdul Ghani (1996) di dalam penulisan Zamri (2012), menyatakan bahawa kemahiran menyelesaikan masalah merangkumi kebolehan untuk mengenal pasti dan memilih informasi, menilai informasi, sumber informasi dan cara mendapatkan informasi dan menggunakan informasi dengan berkesan. Kemahiran ini merangkumi kebolehan mencari dan mengurus maklumat yang relevan dari pelbagai sumber, kebolehan menerima idea baru dan berkeupayaan untuk pembelajaran autonomi seta kebolehan mengembangkan minda ingin tahu dan dahagakan ilmu.

Kemahiran berfikir dan kemahiran menyelesaikan masalah (CTPS) melibatkan kebolehan berfikir secara kritis, analitis serta kebolehan mengaplikasikan pemahaman dan pengetahuan kepada masalah baru dan berlainan. Elemen-elemen yang ditetapkan oleh KPT adalah berkebolehan mengenal pasti dan menganalisis masalah dalam situasi kompleks dan kabur, serta membuat penilaian berjustifikasi, berkebolehan mengembangkan dan memperbaiki kemahiran berfikir seperti menjelaskan, menganalisis dan menilai perbincangan, berkebolehan untuk mencari idea dan mencari penyelesaian alternatif; berkebolehan berfikir melangkaui batas, berkebolehan membuat keputusan berdasarkan bukti yang kukuh, berkebolehan untuk bertahan serta memberikan perhatian sepenuhnya terhadap tanggungjawab yang diberikan, dan berkebolehan untuk memahami dan menyelesuaikan diri kepada budaya komuniti dan persekitaran kerja yang baru.

KEMAHIRAN KERJA BERPASUKAN  

Kemahiran kerja berpasukan amat digalakkan di dalam sesebuah organisasi supaya sesuatu kerja yang berat akan menjadi ringan. Ada banyak kemahiran kerja berpasukan yang perlu diterokai seperti komunikasi dalam pasukan, membuat keputusan beramai-ramai, mengendalikan konflik, membina kreativiti, kepemimpinan, memotivasikan, membuat penilaian, memberi ganjaran, dan banyak lagi.

Menurut Levin (2005) di dalam penulisan Zamri (2012) menyatakan bahawa kemahiran bekerja dalam kumpulan terbahagi kepada dua aspek iaitu intelektual dan emosional. Kemahiran intelektual merujuk kepada berfikir berdasarkan emosi. Kemahiran ini melibatkan pemerhatian, penyiasatan, teori dalam menganalisis tugasan dan merumuskan sesuatu. Kemahiran emosional pula berkaitan dengan berurusan dengan emosi sendiri dan membina hubungan dengan orang lain. Ia meliputi berunding dengan orang lain, menyelesaikan perbezaan pendapat, mempertahankan diri sendiri dan juga mengawal emosi apabila berdepan dengan krisis.

Kemahiran kerja berpasukan melibatkan kebolehan untuk bekerjasama dengan orang lain daripada pelbagai latar belakang sosio budaya untuk mencapai matlamat yang sama. Elemen-elemen yang dinilai oleh KPT adalah berkebolehan membina hubungan baik, berinteraksi dengan orang lain dan bekerja secara efektif bersama mereka untuk mencapai objektif yang sama, berkebolehan memahami dan mengambil peranan bersilih ganti di antara ketua kumpulan dan ahli kumpulan, berkebolehan untuk mengenali dan menghormati sikap, kelakuan dan kepercayaan 24 orang lain, berkebolehan untuk memberi sumbangan kepada perancangan dan menyelaraskan hasil usaha kumpulan, dan bertanggungjawab terhadap keputusan kumpulan (Zamri,2012).

 

KEMAHIRAN MORAL DAN ETIKA PROFESIONAL

Etika dan moral profesional merujuk kepada semua garis panduan yang bertujuan meningkatkan tahap kualiti, produktiviti dan disiplin dalam perkhidmatan dengan memberi penekanan terhadap semua aspek yang berkaitan dengan peraturan dan peradaban, peranan nilai, serta tingkah laku dalam profesion perguruan terhadap masyarakat

Menurut Bahrin et. al., (2003) di dalam penulisan Noryati (2013), etika dan moral merupakan dua perkataan yang berbeza dari segi sebutan tetapi membawa pengertian yang sama. Dimana etika adalah lebih bersifat teori. Manakala moral pula lebih bersifat amalan atau praktikal. Oleh yang demikian dapat disimpulkan etika dan moral saling berkait rapat dalam mengamalkan tingkahlaku yang baik dalam kehidupan yang diterima oleh masyarakat.

Menurut Noryati (2013), kelakuan dan keputusan yang diambil oleh kumpulan ini adalah berdasarkan kepada peraturan dan nilai yang telah dibina. Antara contoh amalan profesional yang mengamalkan etika dan moral adalah seperti jururawat, peguam, jurutera, penyelidik, doktor, akauntan dan sebagainya. Golongan ini menjadikan aturan profesional dan nilai sebagai pegangan diri semasa membuat keputusan, berkelakuan ataupun bertindak mengikut etika yang telah ditentukan.

Etika dan moral merupakan satu elemen penting yang perlu ada bagi setiap setiausaha yang berketerampilan sebagai satu kompetensi dalam diri mereka. Justeru, bakal setiausaha yang ingin berjaya dan menerajui diri akan memastikan bahawa mereka berusaha sedaya mungkin untuk mengadakan nilai moral yang diperlukan dalam memastikan diri mencapai modal insan yang bermutu. Perkara yang penting ialah sikap diri dan kemampuan diri yang lahir daripada nilai moral yang dipelajari. Sesungguhnya, pengetahuan yang diperolehi sama ada di dalam bilik kuliah mahupun di luar bilik kuliah akan memantapkan lagi etika dan moral dalam diri setiausaha.

 

CADANGAN

          Setiap graduan yang ada dalam bidang setiausaha sudah semestinya harus dibekalkan dengan kemahiran insaniah yang lengkap. Secara umumnya, graduan telah dipupuk dengan nilai kemahiran insaniah di Universiti sebagai persediaan sebelum melangkah ke alam pekerjaan. Selain pencapaian akademik yang cemerlang, menguasai kemahiran insaniah adalah merupakan bonus bagi graduan untuk diterima bekerja dalam sesuatu organisasi.

Antara cadangan untuk menerapkan dan meningkatkan kemahiran insaniah ialah dengan menyertai program kepimpinan. Hal ini kerana, ia dapat meningkatkan kompetensi diri mereka serta dapat melatih diri mereka dengan sikap terpuji sebelum melangkah ke alam pekerjaan. Dengan penganjuran program kepimpinan ini, ia dilihat sebagai program berimpak tinggi bagi melahirkan graduan yang mampu memimpin sesebuah organisasi, berintegriti, beretika, serta mempunyai nilai moral dan sahsiah yang terpuji.

Seterusnya, graduan perlu menglibatkan diri dalam pelbagai aktivti atau program yang dapat membantu mereka dalam menguasai kemahiran berkomunikasi, terutamanya di dalam Bahasa Inggeris. Sebagai contoh, menyertai program pengucapan awam. Program pengucapan awam yang berkualiti juga mampu membina keyakinan dalam diri graduan. Penguasaan kemahiran berkomunikasi merupakan kriteria utama yang akan dinilai dan diperlukan oleh majikan terhadap graduan yang mencari pekerjaan. Jika graduan kurang mahir berkomunikasi, maka akan wujud satu tembok penghalang untuk mereka digaji oleh majikan. Komunikasi yang baik juga mampu membina jaringan yang luas apabila melangkah ke alam pekerjaan..

Akhir sekali, penglibatan graduan di dalam aktiviti sukarelawan. Elemen kesukarelawanan dan kerja berpasukan itu mampu melatih graduan akan sikap tidak mementingkan diri sendiri, berdisiplin dan sentiasa mempunyai empati di antara satu dengan yang lain. Bakal graduan juga dapat meningkatkan keyakinan ketika berdepan dengan orang ramai, selain mengasah kemahiran berkomunikasi mereka dengan komuniti yang ada di dalam aktiviti sukarelawan yang disertai. Dari aspek individual pula, penglibatan ini akan membantu bakal graduan memupuk semangat dalam kerja berpasukan. Malah, ianya merupakan pendedahan kepada bakal graduan sebelum memasuki alam kerjaya yang sebenar dalam perkongsian idea dan mengemukakan idea yang kritis untuk sesuatu maklumat sekiranya ingin menyelesaikan masalah.

 

 

PENUTUP

    Secara holistiknya, dapat disimpulkan bahawa kemahiran insaniah ini merupakan kemahiran yang sangat penting dan ditekankan oleh majikan ke atas graduan sebelum diberikan jawatan atau diterima bekerja. Kemahiran ini harus dititikberatkan oleh pihak sekolah dan institusi pengajian tinggi kerana pihak majikan sangat mengambil berat mengenai aspek berkenaan supaya pekerja mempunyai daya saing yang kuat. Para graduan yang bakal bergelar setiausaha juga haruslah mempersiapkan diri dengan pelbagai kemahiran tambahan agar mereka boleh bersaing di pasaran pekerjaan yang sangat kompetitif. Tidak dinafikan kelayakan akademik adalah salah satu elemen yang penting juga dalam usaha untuk mendapatkan pekerjaan tetapi ia perlu diseimbangkan dengan kemahiran insaniah untuk membolehkan para graduan bersaing dengan calon-calon yang lain yang bukan sahaja merupakan graduan dari plebagai institusi pengajian tinggi di dalam dan luar negara bahkan terdapat juga calon yang telah mempunyai pengalaman bekerja bersaing untuk mendapatkan pekerjaan. Oleh yang demikian para graduan tidak harus leka malah perlu bijak menerokai peluang untuk mengasah kemahiran insaniah semasa masih berada dalam pengajian lantaran menjadi graduan berkualiti di mata para majikan. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RUJUKAN

Noryati. (2013). Definisi etika dan moral . Etika Dan Moral Profesional Dalam Kalangan Pelajar Sarjana Yang Telah Menjalani Program Latihan Mengajar, 17.

Sarimah, e. (2010). Konsep Kemahiran Insaniah. Penguasaan Kemahiran Insaniah (Kemahiran Keusahawanan) Dalam Kalangan Guru Sekolah di Malaysia, 3.

Zamri. (2012). Kemahiran berkomunikasi. Tahap Penguasaan Kemahiran Insaniah Dalam Kalangan Pelajar Tahun Akhir Di Kolej Antarabangsa IKIP, 22.

Zamri. (2012). Kemahiran kerja berpasukan . Tahap Penguasaan Kemahiran Insaniah Dalam Kalangan Pelajar Tahun Akhir Di Kolej Antarabangsa IKIP, 23.

Zamri. (2012). Kemahiran kritis dan menyelesaikan masalah. Tahap Penguasaan Kemahiran Insaniah Dalam Kalangan Pelajar Tahun Akhir Di Kolej Antarabangsa IKIP, 22.